位置: 教务长行政专员兼学术和学生事务副校长
部门:  Academic and Student Affairs
报告: Provost and Vice President of Academic and Student Affairs
工作目的: Oversee the daily function of the Academic and Student Affairs 新葡京线上娱乐 and assists the Provost and Vice President of Academic and Student Affairs.

基本职责

• 为教务长和负责学术和学生事务的副校长提供行政支持。 独立工作，具有良好的判断力、组织能力和解决问题的能力； 在教务长和负责学术和学生事务的副校长的指导下协调项目； 起草日常通讯、报告和演示文稿
• 作为教务长和学术和学生事务副校长的联络人，通过处理电话和访客提供及时礼貌的服务； 与学院其他办公室沟通，作为教务长和学术与学生事务副校长的第一线联系人
• Utilizes strong interpersonal and communication skills in order to exchange information with trustees, students, faculty, staff, official visitors, and other individuals both inside and outside the 新葡京线上娱乐 and may have a significant impact upon the 新葡京线上娱乐’s image, reputation, and operations
• 由于办公室的性质，保持高度机密； 维护学院、系或办公室管理的机密性，在与教师、学生和员工沟通信息时行使自由裁量权，处理部门记录和文件、人事行动、绩效评估、成绩报告、绩效、晋升和终身职位决定以及类似的机密材料
• Manages the Provost and Vice President of Academic and Student Affairs’ schedule; 安排会议，协助筹备会议，拟订议程，为会议收集和汇编数据和材料； 联系参与者并协调日程安排； 应要求参加会议并记录会议记录
• 根据需要为教务长和学术与学生事务副校长安排旅行，包括准备材料和费用报销以及其他与旅行相关的职责
• 在适当的档案中建立和保存官方文件和记录
• 处理和监督教师发展基金的发放
• 为每位全职教师和发展基金的使用保持详细的记录
• 监督办公室预算； 监督和批准部门的支出； 准备检查请求，采购订单； 核实办公室每月的信用卡费用
• 准备和收集教师薪酬表、信件和合同； 助学金请求; 指导/独立学习表格/付款
• 收集文件，包括但不限于课程大纲、期末考试、教员信息表（FIF）、教员评估表（FEF）、晋升或终身职位申请
• 组织所有的缓刑和开除申诉
• 作为学生面对面投诉的联络人
• 通知学院正式学生缺勤，并保存所有文件
• 作为教务长和学术和学生事务副校长的联络人，参加会议并协助策划活动，如毕业典礼，开幕典礼，所有学院荣誉大会等。
• 必要时审查、修改和更新结案程序
• 订购办公室所需的用品和其他出版物
• 为校董会学术委员会、本科生和研究生学术委员会、通识教育和学术领导团队（SALT）准备议程，参加会议，做会议记录并分发会议记录。
• 回复教务处电子邮箱里的所有信件
• 为毕业典礼和毕业典礼收集所有资料
• 打印所有奖项证书并收集所有学院荣誉大会的奖项
• 协助中部州高等教育委员会的访问计划和实施
• 协助合规相关的监控和审查

额外职责

完成主管交办的其他相关工作

资格

经验、能力和教育

• Three to five years’ experience providing administrative assistance to an executive or executives
• 本科学历优先
• 有大学或学院工作经验者优先，了解大学或学院课程和环境者优先

知识、技能和能力

• 熟练使用微软办公软件和网络相关技术
• 能够独立有效地沟通和解决问题，并与其他教职员工、学生和访客建立和保持和谐的关系

• 必须能够管理与同时发生的多个项目相关的详细信息
• 具备良好的商务英语、拼写、标点和基础数学技能
• 能够在最少的指导下起草日常信函和报告
• 能够与学院内外的各种各样的人进行有效的互动，以积极的方式描绘学院及其项目，人员和理念
• 能够热情地支持学院的使命和价值观
• 能够独立工作

应用:  Please send resume, cover letter and names, addresses & phone numbers of three professional references to:  Human Resources *Keystone 新葡京线上娱乐* One 新葡京线上娱乐 Green * La 新葡京线上娱乐, PA  18440-1099 * email: [email protected]